È capitato a tutti di voler spedire un file in allegato alla mail e di aver ricevuto il triste messaggio “la mail non può essere inviata perché l’allegato è troppo grande”. Oppure di voler condividere un file con una serie di amici o di colleghi e di dover essere costretti a mandarlo singolarmente a tutti. O peggio ancora, di voler condividere più file con più persone e di dover mandare un’infinità di mail con uno o due file per ogni messaggio, perché tutti insieme sarebbero stati troppo pesanti. Bene, l’incubo è finito!
La soluzione si chiama Dropbox: un programma semplicissimo per inviare e condividere file anche pesanti con amici e colleghi con un click. Scopri come funziona, quanto spazio ha a disposizione e alcune delle più utili opportunità che ci offre nella condivisione dei file continuando a leggere la nostra guida!
Come funziona Dropbox per condividere o inviare file
Dropbox è un “cloud storage”, cioé uno spazio sul web dove possiamo mettere file di ogni tipo, da poter sia utilizzare da diversi computer (cosiddetta sincronizzazione) senza doversi portare un hard disk sempre con sé, sia da poter condividere con altri, senza bisogno di spedirli ogni volta. Ovviamente lo spazio su questa “nuvola” è limitato. Nella versione base e gratuita Dropbox ti offre 2 GB di spazio.
Tuttavia, ti dà la possibilità, sempre gratis, di incrementare lo spazio, per esempio, suggerendo ad altri di scaricare lo stesso programma (cosiddetto referral). Se poi sei un libero professionista, o un’azienda, puoi passare alla versione Pro (con 1 TB di pazio) o a quella Business (con 2 TB di spazio). La spesa è comunque contenuta e si aggira intorno ai dieci euro al mese!
Una volta capito di che si tratta, passiamo a come installare Dropbox per condividere file. Bene, vai sul sito di Dropbox e crea un tuo account Dropbox con mail, username e password. Poi scarica gratuitamente il programma. Cliccaci sopra e segui la procedura di installazione.
Una volta aperto Dropbox potrai tranquillamente seguire la guida che ti spiega come usarlo facilmente. Ora per caricare un file sulla nuvola basta copiarlo e incollarlo nella finestra di Dropbox, oppure semplicemente trascinarlo. Se il file è pesante dovrai aspettare il tempo di upload. Bene, adesso potrai accedere e scaricare questo file da qualsiasi computer o anche cellulare usando Dropbox. In pratica è un file condiviso, ma al momento solo per te!
Come condividere file con Dropbox
Una volta che hai caricato file e cartelle sul tuo Dropbox puoi condividerle con chi vuoi, senza limiti con un semplice e banale click. Vai sul file che vuoi condividere, clicca con il tasto destro e scegli l’opzione “condividi”. A questo punto Dropbox ti mostrerà un link che puoi inviare via mail a quante persone vuoi e loro avranno accesso a quel file. Stesso discorso vale con le cartelle. Per condividerle, tasto destro più “condividi” e invia mail. Chiaramente il link lo puoi anche copiare e inviare attraverso una App di messaggistica, funziona lo stesso.
La cosa importante e geniale di Dropbox non è solo la condivisione dei file, ma anche “il grado di condivisione” che ti permette di scegliere. Spieghiamoci meglio: se vogliamo condividere i file solo per farli vedere, nel momento in cui clicchiamo “condividi” dobbiamo anche selezionare l’opzione “può visualizzare”. Chi riceve il link potrà vedere il file ma non potrà modificarlo. Se invece stiamo lavorando a un progetto collettivo e finita la tua parte vuoi condividerla con qualcuno che possa modificare il file, basta scegliere l’opzione condividi più “può modificare”. Chi riceverà il link di Dropbox potrà così modificare il file e tutti i cambiamenti apportati saranno poi condivisi sulla nuvola anche per te.
Infine, Dropbox ti offre la possibilità di condividere una sottocartella, senza dare accesso alla cartella più grande in cui è stata inserita. Oppure dare al link di condivisione un tempo di scadenza, oltre il quale il link non funziona più e le persone a cui lo hai inviato non avranno più accesso ai tuoi file.
Come condividere file con la versione on line di Dropbox
Come già detto, Dropbox può essere usato per condividere file anche da cellulare, con la sola differenza (intelligente) che se clicchi sul file non te lo scarica in automatico, ma lo apre solamente. Questa differenza è voluta, e serve a evitare che la memoria del tuo cellulare si riempia in pochi giorni di file che non vuoi scaricare. Ovviamente l’opzione scarica sul cellulare è presente anche sulla app di Dropbox, semplicemente il download non avviene in automatico.
Un’altra opportunità che offre Dropbox per condividere file è la versione on line. In pratica, se sei su un computer condiviso (magari in una biblioteca o su un PC non tuo) e non puoi scaricarti il programma, Dropbox ti permette di collegarti al suo sito, inserire il tuo username e password e accedere lo stesso ai tuoi file condivisi attraverso la versione on line del programma.
Bene! Adesso sai come usare Dropbox per condividere i file. Man mano che lo userai apprezzerai sempre di più la sua flessibilità e semplicità, e non capirai come hai fatto senza questo programma finora. Una sola accortezza va specificata e spesso crea qualche confusione. Se condividi un file da un computer e poi tu o altri lo modificano su Dropbox, automaticamente chiunque si collegherà a Dropbox troverà solo la versione nuova e quella vecchia sarà perso per sempre. Stesso discorso vale anche se un file condiviso viene cancellato da Dropbox.