Lo smart working per molte organizzazioni non è affatto una novità, ma nelle ultime settimane, complice l’emergenza da Covid-19, molti di noi si sono ritrovati a dover fare i conti con questa innovativa dimensione lavorativa: il lavoro da remoto. La comunicazione a distanza non ha interessato soltanto le imprese ed i lavoratori, ma anche scuole ed università, quindi docenti e studenti che hanno necessariamente sperimentato una nuova forma di didattica a distanza.
Microsoft Teams gratis per studenti: guida completa
Grazie a Microsoft Teams, lo strumento lanciato qualche anno fa dall’azienda fondata da Bill Gates, molte persone stanno lavorando comodamente da casa in attesa del rientro in ufficio. Anche gli istituti d’istruzione, già legati a Microsoft da accordi relativi alla suite di strumenti Office 365 Education, hanno scelto Teams come app per proseguire le lezioni a distanza e, addirittura, tenere esami e sedute di laurea da remoto.
Seppur Microsoft Teams somigli molto ad altre app di messaggistica, molti utenti hanno installato per la prima volta questo software a seguito dell’emergenza. Nonostante l’interfaccia grafica sia stata completamente rivista di recente, ancora oggi i neofiti potrebbero incontrare delle difficoltà nel capire come funziona Microsoft Teams. Per questo motivo abbiamo scelto di fornire alcuni suggerimenti utili sul funzionamento dell’app e di realizzare una guida all’uso di Microsoft Teams.
Microsoft Teams: come funziona
Il funzionamento di Teams è molto intuitivo. L’interfaccia e gli strumenti sono stati completamente ripensati negli ultimi tempi. Dal momento del lancio dell’app (era il 2016 quando Microsoft decise di lanciare questo strumento per competere con il rivale Slack) sono state apportate numerose modifiche che hanno reso Teams molto simile ad uno dei software di messaggistica di punta della Microsoft, ovvero Skype. La versione odierna di Teams potremmo dire che è molto simile a Skype for business, ma offre una serie di strumenti e funzionalità migliori.
Teams di Microsoft funziona su tre livelli di utenze:
- Il piano base gratuito è stato reso disponibile di recente per tutti le organizzazioni aziendali e scolastiche che hanno necessità di attivare modalità di comunicazione a distanza. Questo piano offre il minimo indispensabile per poter collegarsi con gli altri membri della propria organizzazione, comunicare scambiando post, messaggi e file, chiamando e videochiamando online e servirsi di Office 365 tramite web;
- Il piano business basic è il primo dei due piani a pagamento che è possibile sottoscrivere. Non è semplicemente legato a Teams, ma bensì alla suite Microsoft 365. Oltre alle funzionalità base è possibile usufruire di maggiore spazio per l’archiviazione o l’invio di file, servizi aggiuntivi (tra cui SharePoint) e strumenti di sicurezza migliori (tra cui l’autenticazione a due fattori. Questo piano costa 4,20€ al mese (iva esclusa) per ogni membro dell’organizzazione.
- Il piano business standard è l’altro piano a pagamento disponibile per le organizzazioni. Oltre allo spazio di archiviazione maggiorato e alcune funzionalità avanzate (come la registrazione e la pianificazione delle riunioni) è possibile usufruire della suite Office 365 sia sul web che desktop. Questo piano costa 10,50€ al mese (iva esclusa) per ogni membro dell’organizzazione.
Come funzionano i team e i canali
Le organizzazioni hanno la possibilità di coordinarsi per collaborare in team e canali. I team sono una combinazione di persone e contenuti intorno a vari progetti ed obiettivi. Possono esistere dei team stabili, ad esempio reparti o uffici per le aziende, classi per le organizzazioni scolastiche. I team possono anche essere dinamici per lavorare su progetti specifici, come ad esempio il lancio di un prodotto o una seduta di laurea. È possibile creare dei team privati, accessibili soltanto su invito.
I canali sono sezioni dedicate all’interno di un team allo scopo di mantenere le conversazioni organizzate su specifici argomenti, progetti, discipline e su tutto ciò di cui ha bisogno il team.
Le conversazioni, i file e le note presenti nei canali del team sono visibili solo ai membri. Anche i canali possono essere aperti a tutti i membri del team oppure essere privati. I canali standard sono destinati alle conversazioni a cui tutti i membri del team possono partecipare, mentre nei canali privati le comunicazioni sono limitate a un ristretto gruppo di persone del team.
Quali sono le principali funzionalità di Microsoft Teams
Con Microsoft Teams hai a disposizione numerose funzionalità per migliorare la collaborazione con i membri della tua organizzazione aziendale oppure per seguire a distanza le lezioni dei docenti.
All’interno dei canali è possibile postare messaggi e comunicazioni, leggibili dai membri del team a cui è concesso l’accesso al canale. Non solo è possibile arricchire i messaggi con allegati (il peso dell’allegato dipende dal piano di cui si usufruisce, ma anche nella versione base è possibile allegare fino a 2GB di file (non è poco!). La finestra in cui si comunica è molto simile a quella delle altre app di messaggistica. Per chi ha già usato Skype for business o app simili non ci saranno particolari problemi nel comporre un messaggio. Oltre agli allegati è possibile aggiungere emoticon e altri elementi grafici per enfatizzare il post. Sempre nei canali, nella scheda file sarà possibile recuperare quanto condiviso dai partecipanti (nel caso dell’organizzazioni scolastiche sarà possibile accedere al materiale didattico caricato dal docente).
Oltre ai canali standard e privati, Teams ha la funzione chat. Si tratta di una funzione per chattare privatamente con un membro o con un gruppo di membri della propria organizzazione. L’avvio di una conversazione privata è molto intuitivo. Anche qui, è possibile comporre un messaggio di testo e arricchirlo con espedienti grafici come emoticon, gif e meme.
Un’altra funzione molto utile presente su Teams è la chiamata vocale. Sfruttando la linea Internet è possibile chiamare un altro membro del team. Molto utile, infine, per la collaborazione da remoto o per la didattica a distanza è la possibilità di videochiamare gli altri membri dell’organizzazione. La videochiamata può essere avviata all’interno di un canale: durante la videochiamata è possibile comunque utilizzare la chat per scambiare messaggi di testo, inviare file oppure condividere lo schermo del proprio dispositivo (ad esempio i docenti possono aprire le slide e proiettarle a tutti gli studenti presenti nel canale del corso).
Be’ ora che sai come funziona Microsoft Teams dovresti avere chiaro le possibilità a tua disposizione. Non ti resta che loggarti e iniziare a collaborare con gli altri membri della tua organizzazione!