Negli ultimi mesi, nel fare i conti con l’emergenza da Covid-19, molti di noi si sono ritrovati a dover riadattare il loro modo di lavorare o di studiare. Le attività lavorative e formative si sono spostate online e la comunicazione a distanza, attraverso app e software, è diventata la principale forma di scambio di informazioni.
Se anche tu sei stato coinvolto in questo processo di riadattamento potresti essere interessato a capire come utilizzare al meglio Microsoft Teams. Molte aziende ed organizzazioni scolastiche hanno scelto di servirsi proprio di questo strumento per favorire il lavoro da remoto o la didattica a distanza.
Nel corso di questa guida all’uso di Microsoft Teams troverai delle risposte complete che ti aiuteranno a muoverti all’interno del sito web del produttore e dell’app per smartphone e PC.
Guida introduttiva a Microsoft Teams
Prima di addentrarci e di vedere in dettaglio come usare Teams al meglio, attraverso una panoramica generale andremo a presentarti le potenzialità di questo strumento, le modalità di installazione ed i prezzi.
Teams è un software sviluppato dalla Microsoft per riunioni, chiamate e videochiamate, ideale per chi lavora a distanza o si muove in continuazione, avendo l’esigenza di comunicare attraverso più dispositivi. Negli ultimi mesi, però, questo software da potente strumento di lavoro già adoperato da diverse aziende è diventato un punto di riferimento per la formazione a distanza.
La scelta di utilizzare Microsoft Teams per la didattica a distanza è ovviamente dovuta al preesistente accordo tra Microsoft e gli istituti d’istruzione italiani che già hanno a disposizione la suite di strumenti di Office 365 (prodotto di punta dell’azienda creata da Bill Gates). Microsoft si è inoltre adoperata in modo molto reattivo per aiutare i dirigenti scolastici, i docenti, gli studenti e i loro genitori nella transizione alla didattica a distanza, creando risorse, corsi di formazione e guide a supporto di questi soggetti.
Microsoft Teams gratis per studenti: guida completa
Microsoft Teams prezzo e piani di abbonamento
Se ti stai chiedendo quanto costa Microsoft Teams sarai sorpreso nello scoprire che molte funzionalità sono messe a disposizione degli utenti gratuitamente!
L’offerta di Microsoft presenta comunque più piani di sottoscrizione. Il prezzo di Microsoft Teams varia infatti a seconda della configurazione dell’account o del Teams che si desidera avere. C’è da dire che la versione base, quella gratuita, offre notevoli opportunità di comunicazione e ha funzionalità molto utili. Le versioni a pagamento di Teams offrono vantaggi ulteriori e sono connesse all’offerta di Microsoft 365.
Qui puoi trovare una panoramica dei prezzi e dei piani di Microsoft Teams:
- Piano BASE – Abbonamento Microsoft Teams
PREZZO AL MESE: Gratuito
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI: Chiamate audio e video online, condivisione schermo, messaggi di chat infiniti, invio di allegati in chat fino a 2GB per utente, collaborazione su documenti di Office in Teams. - Piano BUSINESS BASIC – Abbonamento Microsoft 365 Business Basic
PREZZO AL MESE: 4,20€ per ogni utente del team (iva esclusa)
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI: Chiamate audio e video online, condivisione schermo, messaggi di chat infiniti, invio di allegati in chat fino a 1TB per utente, collaborazione su documenti di Office in Teams, riunioni pianificate, registrazione delle riunioni, spazio di archiviazione personale, servizi aggiuntivi (tra cui SharePoint online), autenticazione a più fattori, versioni web di Word Excel e PowerPoint. - Piano BUSINESS STANDARD – Abbonamento Microsoft 365 Business Standard
PREZZO AL MESE: 10,50€ per ogni utente del team (iva esclusa)
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI: Chiamate audio e video online, condivisione schermo, messaggi di chat infiniti, invio di allegati in chat fino a 1TB per utente, collaborazione su documenti di Office in Teams, riunioni pianificate, registrazione delle riunioni, spazio di archiviazione personale, servizi aggiuntivi (tra cui SharePoint online), autenticazione a più fattori, versioni web e desktop di Word Excel e PowerPoint, App aziendali tra cui Bookings, Invoicing, MileIQ.
Manuale d’uso Microsoft Teams: primo accesso a Teams
Chi si trova ad utilizzare per la prima volta questa potente suite realizzata da Microsoft per comunicare a distanza con i propri colleghi e clienti oppure con i docenti potrebbe incontrare non poche difficoltà nel muoversi all’interno dell’interfaccia e degli strumenti a disposizione.
Lo scopo della nostra guida all’uso di Microsoft Teams è risolvere queste problematiche andando a vedere quali sono gli strumenti a disposizione degli utenti e come usarli al meglio.
Il primo passo per interagire con Teams e poterlo utilizzare online oppure scaricando l’app per PC è effettuare il log-in su office.com. Apri il sito web poi pigia sul pulsante “Accedi”: se sei un dipendente di un’azienda accreditata con abbonamento a servizi di Microsoft puoi accedere usando le tue credenziali di posta; se sei uno studente puoi accedere con le credenziali del tuo istituto d’istruzione accreditato.
Una volta dentro, troverai la seguente interfaccia utente:
Qui hai due possibilità:
- Se hai ricevuto un invito tramite e-mail ad usare Microsoft Teams e ad unirti ad un team già esistente, come quello del tuo istituto d’istruzione o della tua classe, clicca su Outlook per accedere ai messaggi di posta elettronica ricevuti e recuperare il link di invito;
- In alternativa, clicca sull’icona viola dove vedi la scritta “Teams”.
In Teams potrai optare per l’utilizzo del software attraverso web app oppure scaricando e installando sul tuo dispositivo il programma. Seleziona l’opzione che preferisci per cominciare ad usare Teams.
Da smartphone, invece, questo processo è molto più semplice: puoi accedere direttamente all’app store, cercare “Microsoft Teams” e scaricare l’app ottimizzata per il tuo dispositivo. Naturalmente, anche in questo caso, dovrai eseguire il log-in con le credenziali accreditate della tua azienda o del tuo istituto scolastico.
Se non conosci le credenziali e non hai ricevuto inviti ad entrare in un team esistente con le modalità di accesso contatta una persona della tua organizzazione che può aiutarti: ad esempio, in azienda potresti rivolgerti al reparto informatico, mentre puoi parlare con un docente o chiedere ad un funzionario di segreteria di aiutarti con l’accesso al team scolastico.
Differenza tra teams e canali
Una prima importante distinzione da fare è quella tra teams e canali. Comprendere la differenza tra teams e canali è importante:
- Un team è un insieme di persone, di canali e di conversazioni, di file e di strumenti, tutto racchiuso in un unico punto dello strumento;
- Un canale è, invece, una discussione all’interno di un team ed è perciò dedicata a un singolo argomento o progetto.
Per iniziare, seleziona la voce “Team” poi scegli il team tra quelli a cui sei stato aggiunto. Nell’interfaccia da computer troverai il pannello con gli strumenti a disposizione sulla sinistra, in verticale. Sull’app mobile troverai invece le voci in basso.
Ogni utente può creare e gestire autonomamente i team della sua organizzazione oppure essere aggiunto automaticamente da un altro membro. Se sei stato aggiunto ad un team vedrai all’interno del pannello i team di cui fai parte, mentre se non sei stato ancora aggiunto visualizzerai un avviso che dice “Non fai ancora parte di un team”.
In alto a destra troverai un pulsante per interagire con la piattaforma (nell’app per smartphone fai tap sui tre puntini verticali). Le opzioni a disposizione di un utente sono:
- Gestisci i team
- Crea nuovo team
- Sfoglia i team
- Partecipa a un team con un codice
Ognuna di queste opzioni ti consentirà di interagire con un team! Puoi creare un team selezionando il nome, il tipo di visibilità e privacy e invitando altri membri della tua organizzazione a farne parte oppure sfogliare i team già esistente nell’organizzazione (se si tratta di team pubblici). In alternativa, se hai ricevuto un codice di invito devi selezionare l’ultima opzione e incollare il codice ricevuto per essere aggiunto come nuovo membro ad un team.
I canali, invece, rappresentano dei gruppi di lavoro o progetti su argomenti specifici a cui possono prendere parte i membri di un team e iniziare a conversare e scambiare file. Gerarchicamente, quindi, è possibile che esista un team composto da più persone, ognuna delle quali può partecipare a uno o tutti i progetti all’interno del team. Per esempio, in ambito scolastico all’interno di una organizzazione come un liceo scientifico potremmo avere il team della classe 5a corso A di cui faranno parte tutti gli alunni e i docenti di questa classe e corso. Come progetti ci saranno poi le materie di studio e apprendimento che rientrano nel corso, ci sarà per esempio il canale della materia Filosofia, della materia Storia, della materia Fisica e così via.
Post e conversazioni su Microsoft Teams
La finestra dei post e delle conversazioni di Microsoft Teams è molto intuitiva. Del resto, questa parte dello strumento si rifà alle più comuni app di messaggistica. Negli ultimi mesi è stata comunque molto rinnovata e si è avvicinata sempre più all’esperienza offerta da Microsoft ai suoi utenti di Skype.
Per postare all’interno di un canale, una volta entrato nel team e selezionato il canale che c’interessa in cui vogliamo lasciare un messaggio non dobbiamo fare altro che comporre il post nella barra in basso e inviarlo. È inoltre possibile rispondere ad un post o menzionare altri membri del proprio team. Nei canali è possibile avviare dei meeting (grazie ai quali, ad esempio, i docenti possono tenere la loro video-lezione per gli studenti, condividendo anche lo schermo del computer). Un’altra funzionalità molto importante è la condivisione dei file su Microsoft Teams grazie ai quali è possibile condividere le slide della lezione, gli appunti e altro materiale didattico e formativo.
Molto similmente, per scambiare messaggi privati con una persona della tua organizzazione o con un gruppo di utenti puoi cliccare su “Chat” poi premere su “nuova chat” (da mobile l’icona con foglio e matita) scrivere il nome o l’e-mail della persona o del gruppo nel campo A: riferito al destinatario, selezionare chi dovrà ricevere il messaggio privato, comporre il messaggio e premere invia.
In alto nel canale è possibile muoversi tra i post (visualizzando quelli inviati da noi o da altri membri del team), visualizzare i file allegati, prendere visione delle note, visualizzare le attribuzioni di compiti e altro materiale.
Con Teams puoi anche chattare! Le funzionalità presenti nelle conversazioni di Teams sono intuitive. È possibile arricchire il testo con emoticon, meme o gif oppure inviare degli allegati in chat. All’interno delle conversazioni è infine possibile avviare delle videochiamate cliccando sull’icona a forma di camera.
Aiuto, supporto e guida rapida di Microsoft Teams
Se dovessi incontrare delle difficoltà nonostante le cose che ti abbiamo spiegato finora non temere! All’interno di Microsoft Teams è presente una sezione di supporto e di aiuto per l’utente. Cliccando sull’icona a forma di punto interrogativo (Help) troverai tutto ciò di cui hai bisogno. Puoi anche cercare l’argomento che t’interessa, seguire mini-tutorial o guardare brevi video con spiegazioni per risolvere il problema. Consultando la guida rapida di Microsoft Teams riuscirai a risolvere ogni piccolo intoppo che potrà capitare.