Le pratiche di telelavoro, cioè del poter lavorare da qualsiasi luogo geografico (anche se principalmente ci si riferisce al lavoro da casa) indipendente dall’ufficio aziendale, sono ormai diffusissime anche nel nostro Paese. Molte imprese scelgono di adottare questa soluzione lavorativa per i propri dipendenti per i numerosi benefici sui costi di gestione, mentre gli stessi dipendenti possono ottenere dei vantaggi da questa tipologia di lavoro, naturalmente se applicata correttamente.
In casa come in ufficio, è possibile che sorga la necessità di dover inviare messaggi di posta elettronica, trasferire file o documenti pesanti ad un collega o al cliente, così come potrebbe verificarsi l’eventualità di dover partecipare ad una videoconferenza. Esistono numerosi programmi sviluppati proprio per favorire il telelavoro. Se i dipendenti che lavorano in ufficio trovano spesso questi software per il telelavoro già installati sui computer aziendali, non è affatto scontato che sul proprio personal computer siano presenti questi programmi. Chiariamo, comunque, che non si tratta di specifici servizi per il telelavoro, ma di programmi utilizzabili ugualmente da tutti, quindi anche per fini diversi da quelli lavorativi. Per questo motivo, nel cercare di individuare i migliori servizi per il telelavoro, presenteremo i software più utilizzati dai dipendenti per lavorare comodamente da casa e non solo. I programmi elencati di seguito torneranno utili, ad esempio, anche per inviare un’e-mail ad un amico o ad un docente, così come per fare videochiamate quando i professori assegnano a te e ai tuoi compagni di scuola dei compiti di gruppo da fare a casa!
Migliori software per lavorare da casa
Per mettere in pratica nel miglior modo possibile il telelavoro devi essere in grado di utilizzare adeguatamente diversi software. Il lavoro al computer richiede infatti abilità multitasking e di essere capace di usufruire, contemporaneamente, di più strumenti. Potresti quindi trovarti in particolari situazioni, dove all’invio di un messaggio di posta elettronica si associ la necessità di trasferire un file di grandi dimensioni.
Per permetterti di muoverti agevolmente all’interno di questa mini-guida abbiamo preferito distinguere i software per il telelavoro in categorie distinte, così potrai facilmente individuare il programma più adatto alle tue esigenze lavorative, essere più efficiente e produttivo migliorando così le performance aziendali.
Programmi per inviare e-mail di lavoro da casa
Dovendo svolgere la tua attività lavorativa da casa è possibile che abbia necessità di inviare delle e-mail molto importanti. Gli indirizzi di posta elettronica aziendali fanno solitamente capo all’Internet service provider (o ISP), cioè alla società che fornisce i servizi per la rete Internet (compreso il servizio e-mail) alla tua azienda (è il caso tipico dell’indirizzo composto da [email protected]).
Per accedere alla casella di posta elettronica dovrai perciò servirti della pagina webmail presente sul sito dell’ISP. Per farlo devi:
- Verificare in azienda, chiedendo al tecnico informatico o a chi si occupa dell’organizzazione, qual è l’ISP che fornisce il servizio di posta;
- Recuperare l’indirizzo della pagina web per accedere alla casella di posta tramite browser: prova a cercare su Google “nome ISP + webmail posta”;
- Accedi alla casella inserendo il tuo indirizzo personale e la password associata;
- Gestisci la tua casella, inviando o leggendo i messaggi (se trovi difficile muoverti nell’interfaccia del sito ricorda che spesso gli ISP hanno delle guide all’interno dei loro siti che ti aiutano ad usare la casella di posta).
Se vuoi invece evitare di aprire ogni volta il web browser, cercare la pagina web dell’ISP tramite cui accedere alla tua casella di posta, sappi che c’è un modo più rapido per scaricare o inviare messaggi e-mail. Infatti, per rendere più comodo l’utilizzo della posta elettronica esistono dei programmi specifici, detti client di posta elettronica, che ti permettono di configurare la tua casella postale nel programma e di usarla velocemente.
Tra i migliori client di posta elettronica per inviare e-mail di lavoro da casa potresti usare:
- Outlook
- Thunderbird
Prima di spiegarti come funziona Outlook devi sapere che esistono tre versioni di questo client di posta:
- Outlook 365
- Outlook Web App
- Outlook per Android e iOS
Microsoft Outlook è il programma più usato al mondo per gestire la posta elettronica sul computer. Infatti, questo software, oltre a gestire la posta elettronica, permette di organizzare facilmente i propri appuntamenti e i contatti interpersonali, essendo dotato delle funzioni calendario e rubrica.
Outlook, infine, consente di aggiungere più caselle di posta contemporaneamente, così potrai usare sia la tua e-mail personale che quella aziendale o istituzionale.
Così come Microsoft Outlook, anche Mozilla Thunderbird, è un software molto diffuso perché permette di configurare e gestire molto intuitivamente una o più caselle di posta elettronica, oltre ad assolvere alle funzioni di calendario e rubrica già menzionate per Outlook.
In entrambi i casi, quello che dovrai fare non è altro che scaricare i software dai siti ufficiali (il download e l’uso è gratuito) e configurare la tua casella di posta elettronica. Anche qui, non ci vorrà molto ed una volta che avrai associato la casella nel programma non dovrai più ripetere questa operazione. Per configurare l’e-mail cerca le istruzioni sul sito dell’ISP per la configurazione del servizio IMAP o POP3 (a seconda del tipo di casella postale che ti fornisce l’azienda). Una volta recuperato il nome del provider di posta aziendale puoi cercare tu stesso su Google scrivendo “configurazione email su client + nome ISP”.
Software telelavoro per scambio di file e documenti
Oltre ai messaggi di posta, è possibile che, dovendo lavorare da casa, debba inviare o scambiare file e documenti di lavoro. A questo punto, hai tre possibilità a disposizione:
- Servirti della posta elettronica: allegando il file o il documento in questione e inviandolo all’indirizzo del collega o del cliente che deve riceverlo;
- Utilizzare un software di messaggistica (come Skype o WhatsApp): non è proprio la soluzione più indicata essendo questi strumenti pensati per la comunicazione testuale o per la videoconferenza;
- Fare affidamento ai servizi di cloud storage (spazio/memoria virtuale): questa è la soluzione più comoda e a nostro parere la più sicura.
Ecco due dei migliori software per lo scambio di file e documenti:
- Dropbox
- WeTransfer
Dropbox è una sorta di “hard disk virtuale”, all’interno del quale poter caricare i propri file, di qualsiasi tipo, così da poterli usare da qualunque postazione grazie ad applicazioni come Dropobox Mac e Dropbox PC. Oltre ai software è possibile accedere a Dropbox da browser e loggarsi nella propria area utente. Per sapere come inviare file con Dropbox leggi la nostra guida dedicata.
L’altro servizio citato, WeTransfer ti aiuta a condividere o trasferire file di grandi dimensioni ad un collega di lavoro o ad un amico. Di come funziona WeTransfer ne abbiamo già parlato, ma qui è bene ribadire che, con questo servizio, possiamo inviare file fino a 2GB senza occupare spazio sulla casella di posta elettronica. Unica “nota stonata” è che la versione gratuita di WeTransfer non offre la crittografia, quindi i dati scambiati durante l’upload ed il download sono potenzialmente esposti ad essere captati se caricati da una rete condivisa o pubblica (si tratta, comunque, di una ipotesi piuttosto remota e WeTransfer resta un servizio molto sicuro anche nella free version).
Software telelavoro per videoconferenze
Oltre all’invio di e-mail lavorative e scambio di file e documenti, lavorando da casa potresti dover prendere parte ad un meeting virtuale per sopperire all’assenza di un luogo fisico come l’ufficio della tua azienda o del cliente.
Le soluzioni “più rapide” sono Skype, per meeting lunghi, oppure Zoom.us. Entrambi offrono la possibilità di sfruttare la rete Internet per chiamate e videochiamate. Puoi usare Skype per lavoro per organizzare chat di gruppo e videoconferenze. Alla stessa maniera, puoi sfruttare Zoom.us per chiamate, videochiamate e per condividere lo schermo del computer.
Entrambi questi software sono gratuiti: Zoom.us permette di aggiungere fino a 100 partecipanti e organizzare meeting di 40 minuti in versione free. Se hai bisogno di più minuti o partecipanti dovrai sottoscrivere un abbonamento a pagamento.
Bene! Adesso che conosci nuovi servizi per il telelavoro puoi gestire al meglio le tue task lavorative anche da casa.
I siti web e gli strumenti menzionati in questo testo non intrattengono alcuna relazione commerciale con TeamWorld srl. È esclusa ogni responsabilità dell’Azienda e/o suoi aventi causa per le informazioni, dati e messaggi accessibili tramite i servizi web menzionati, la responsabilità dei quali é e rimane pertanto a carico dei soggetti che forniscono dette informazioni, detti dati e detti messaggi.